نحوه مدیریت موفقیت آمیز جلسات آنلاین
حتی قبل از شیوع کرونا، جلسات آنلاین بسیار فراگیر شده بود، به ویژه برای تیم‌های کاری پراکنده با بودجه‌های محدود و زمان کم. با بهوجود آمدن الزامات فاصله گذاری اجتماعی، جلسات آنلاین به یک راه نجات تبدیل شد که به بسیاری از مشاغل اجازه داد به فعالیت خود ادامه دهند. با این حال، مدیریت موثر جلسات آنلاین مهارتی است که همه آن را ندارند. این مقاله چند نکته برای چگونگی مدیریت جلسات آنلاین موفقیت آمیز را ارائه می‌دهد.
1. فناوری را درک کنید
البته در اینجا منظور از فناوری تفاوت اصلی بین جلسات آنلاین و جلسات حضوری است. از جنبه مثبت بسیار کارآمد است زیرا شرکت کنندگان در منزل و روی میز خود وارد جلسه می‌شوند، اما این سود را می‌توان با مشکلات فناوری از بین برد. تمام تلاش خود را بکنید تا با تکنولوژی آشنا باشید تا با استفاده از آن به راحتی جلسات آنلاین خود را برگزار کنید.
2. حرفه ای نگاه کنید، عمل کنید و صدا کنید
ایجاد یک تاثیر قوی و مثبت در یک جلسه آنلاین تا زمانی بهوجود می‌آید که شما به خوبی آماده شوید، موقعیت خود را قوی کنید و عملکردی حرفه‌ای داشته باشید.
آماده سازی:
- گزارش‌ها را زودتر از موعد تهیه و پخش کنید.
- چند بار ارائه را تمرین کنید.
- سوالات و اعتراضات را پیش بینی کنید.
- در صورت امکان پلتفرم برگزاری را تست کنید.
- در کنفرانس‌های ویدئویی، نور، پس زمینه و ظاهر فیزیکی خود را بررسی کنید.
- در کنفرانس‌های صوتی یا تصویری، از هدست برای صدای مطلوب استفاده کنید.
تثبیت موقعیت:
- نام، عنوان و سایر جزئیات در دستور کار خود را بررسی کنید.
عملکرد:
- مودب باشید.
- قاطع باشید اما پرخاشگر نباشید.
- واضح و مختصر صحبت کنید.
3. نکات خود را به وضوح بیان کنید
هر زمان که به شما دسترسی برای سخنرانی داده شد (چه برای ارائه گزارش یا پاسخ به سوال) با یک مقدمه کوتاه شروع کنید که برای فهم بهتر بقیه شرکت کنندگان راحت‌تر است.
- قبل از توضیح بیشتر، ابتدا نظر خود را بیان کنید.
- به آنها بگویید وقتی صحبت خود را متوقف کردید چه کاری باید انجام دهند (پاسخ به رای گیری، پیشنهاد شما را تأیید کنند و...).
- اگر نیاز به ذکر چند نکته دارید، آنها را در یک ساختار واضح قرار دهید (مثلاً "من می‌خواهم سه دلیل برای این موضوع بیان کنم").
4. با اطمینان به سوالات پاسخ دهید
وقتی برای پاسخ دادن به سوالی به شما سترسی داده شد، عصبی و متزلزل نشوید. سوال پرسیده می‌شود زیرا در حوزه تخصص شماست، بنابراین با آن به عنوان فرصتی برای کمک به هدف جلسه برخورد کنید.
سوال را همانطور که می‌شنوید یادداشت کنید تا در صورت لزوم دوباره به سوال نگاه کنید. اگر سؤال مبهم است، توضیح بخواهید (مثلاً «وقتی گفتید "حجم فروش کل"، به سه ماه گذشته اشاره داشتید یا سه ماه قبل؟»). اگر پاسخ را نمی‌دانید پیشنهاد مشورت با دیگران را بدهید یا به شخص دیگری موکول کنید.
در نهایت، بهترین راه برای بهتر شدن در جلسات آنلاین این است که تجربه بیشتری داشته باشید و در جلسات زیادی شرکت کنید. از جلسات آنلاین اجتناب نکنید و ترس نداشته باشید زیرا با آن ناآشنا هستید. در عوض، خود را درگیر کنید، از آنها به عنوان فرصتی برای آموزش‌های ارزشمند استفاده کنید و همزمان مهارت‌های جلسه خود را بهبود بخشید.
برچسب: ،
