آموزش

حتي قبل از شيوع كرونا، جلسات آنلاين بسيار فراگير شده بود، به ويژه براي تيم‌هاي كاري پراكنده با بودجه‌هاي محدود و زمان كم. با به‌وجود آمدن الزامات فاصله گذاري اجتماعي، جلسات آنلاين به يك راه نجات تبديل شد كه به بسياري از مشاغل اجازه داد به فعاليت خود ادامه دهند. با اين حال، مديريت موثر جلسات آنلاين مهارتي است كه همه آن را ندارند. اين مقاله چند نكته براي چگونگي مديريت جلسات آنلاين موفقيت آميز را ارائه مي‌دهد.

1. فناوري را درك كنيد

البته در اينجا منظور از فناوري تفاوت اصلي بين جلسات آنلاين و جلسات حضوري است. از جنبه مثبت بسيار كارآمد است زيرا شركت كنندگان در منزل و روي ميز خود وارد جلسه مي‌شوند، اما اين سود را مي‌توان با مشكلات فناوري از بين برد. تمام تلاش خود را بكنيد تا با تكنولوژي آشنا باشيد تا با استفاده از آن به راحتي جلسات آنلاين خود را برگزار كنيد.

2. حرفه اي نگاه كنيد، عمل كنيد و صدا كنيد

ايجاد يك تاثير قوي و مثبت در يك جلسه آنلاين تا زماني به‌‍وجود مي‌آيد كه شما به خوبي آماده شويد، موقعيت خود را قوي كنيد و عملكردي حرفه‌اي داشته باشيد.

آماده سازي:

• گزارش‌ها را زودتر از موعد تهيه و پخش كنيد.
• چند بار ارائه را تمرين كنيد.
• سوالات و اعتراضات را پيش بيني كنيد.
• در صورت امكان پلتفرم برگزاري را تست كنيد.
• در كنفرانس‌هاي ويدئويي، نور، پس زمينه و ظاهر فيزيكي خود را بررسي كنيد.
• در كنفرانس‌هاي صوتي يا تصويري، از هدست براي صداي مطلوب استفاده كنيد.

تثبيت موقعيت:

• نام، عنوان و ساير جزئيات در دستور كار خود را بررسي كنيد.

عملكرد:

• مودب باشيد.
• قاطع باشيد اما پرخاشگر نباشيد.
• واضح و مختصر صحبت كنيد.

3. نكات خود را به وضوح بيان كنيد

هر زمان كه به شما دسترسي براي سخنراني داده شد (چه براي ارائه گزارش يا پاسخ به سوال) با يك مقدمه كوتاه شروع كنيد كه براي فهم بهتر بقيه شركت كنندگان راحت‌تر است.

1. قبل از توضيح بيشتر، ابتدا نظر خود را بيان كنيد.
2. به آنها بگوييد وقتي صحبت خود را متوقف كرديد چه كاري بايد انجام دهند (پاسخ به راي گيري، پيشنهاد شما را تأييد كنند و...).
3. اگر نياز به ذكر چند نكته داريد، آنها را در يك ساختار واضح قرار دهيد (مثلاً "من مي‌خواهم سه دليل براي اين موضوع بيان كنم").

4. با اطمينان به سوالات پاسخ دهيد

وقتي براي پاسخ دادن به سوالي به شما سترسي داده شد، عصبي و متزلزل نشويد. سوال پرسيده مي‌شود زيرا در حوزه تخصص شماست، بنابراين با آن به عنوان فرصتي براي كمك به هدف جلسه برخورد كنيد.

سوال را همانطور كه مي‌شنويد يادداشت كنيد تا در صورت لزوم دوباره به سوال نگاه كنيد. اگر سؤال مبهم است، توضيح بخواهيد (مثلاً «وقتي گفتيد "حجم فروش كل"، به سه ماه گذشته اشاره داشتيد يا سه ماه قبل؟»). اگر پاسخ را نمي‌دانيد پيشنهاد مشورت با ديگران را بدهيد يا به شخص ديگري موكول كنيد.

در نهايت، بهترين راه براي بهتر شدن در جلسات آنلاين اين است كه تجربه بيشتري داشته باشيد و در جلسات زيادي شركت كنيد. از جلسات آنلاين اجتناب نكنيد و ترس نداشته باشيد زيرا با آن ناآشنا هستيد. در عوض، خود را درگير كنيد، از آنها به عنوان فرصتي براي آموزش‌هاي ارزشمند استفاده كنيد و همزمان مهارت‌هاي جلسه خود را بهبود بخشيد.